گل ماهی افزود: بر اساس بخشنامه‌ای که از سال 1397 داشتیم در دانشگاه و واحدهای زیرمجموعه‌ آن، سامانه میز خدمت الکترونیک راه‌اندازی شد و تاکنون تقریباً تمام واحدهای زیرمجموعه دانشگاه دارای میز خدمت الکترونیک هستند. روال اداری راه‌اندازی میز خدمت الکترونیک یک واحد به این صورت است که مسئول آن واحد نامه‌ای در خصوص راه‌اندازی میز خدمت الکترونیک به رئیس میز خدمت دانشگاه ارسال کرده در آن درخواست مشخص می‌کند که چه کسی رابط و ادمین میز خدمت است که می‌تواند درخواست‌های ارباب‌رجوع را ببیند و در خصوص ثبت آن درخواست که چه کسی و یا کسانی گیرنده نامه‌های ارباب‌رجوع هستند تصمیم‌گیری کند.

پشتیبان میز خدمت الکترونیک، کاربری ادمین میز خدمت الکترونیک آن واحد و دسترسی را تعریف می‌کند. زمانی که برای کاربر ادمین دسترسی تعریف می‌شود، هر ادمین فقط به درخواست‌های ارباب‌رجوع واحد خود دسترسی دارد، به این صورت که من به‌عنوان ادمین میز خدمت پنلی در اختیارم قرار می‌گیرد که در آن پنل درخواست‌های ارباب‌رجوع قرار دارد، هر درخواستی با توجه به موضوع و متن آن درخواست ادمین میز خدمت آن واحد می‌تواند برای آن تصمیم‌گیری کند. برای هر درخواست سه انتخاب وجود دارد.

درخواست را رد کند: درصورتی‌که آن درخواست مشکلی دارد؛ به‌طور مثال این نامه مربوط به واحد من نمی‌شود و مربوط به واحد دیگری هم نمی‌شود این امکان برای ما وجود دارد که ما بارد درخواست ارباب‌رجوع به آن فرد به‌صورت پیامک اعلام کنیم که این درخواست مربوط به دانشگاه یا واحدی که شما انتخاب کردید نیست و یا اینکه شما اطلاعات واردشده شما کامل نیست؛ مثلاً در پیوست ما احتیاج داشتیم که شما کپی شناسنامه را برای ما بفرستید چون ارسال نشده این درخواست را رد می‌زنیم و به‌صورت پیامک علت درخواست را برای ارباب‌رجوع ارسال می‌شود و ارباب‌رجوع از طریق سامانه میز خدمت با تکمیل کردن مدارک می‌تواند دوباره درخواست خود را برای ما ارسال کند.

درخواست را ارجاع بزند به میز خدمت دیگر: اگر موضوع درخواست به میز خدمت واحد مربوط نباشد و کاربر بتواند تشخیص دهد که مربوط به کدام واحد است؛ می‌تواند این درخواست را به میز خدمت واحد موردنظر ارجاع بزند، به طور مثال من ادمین میز خدمت توسعه هستم اگر موضوع درخواست به میز خدمت واحد من مربوط نباشد و مربوط به دانشکده پزشکی باشد من می‌توانم این درخواست را ارجاع بزنم به پنل میز خدمت الکترونیک دانشکده پزشکی و کارشناسی که به پنل میز خدمت الکترونیک دانشکده دسترسی دارد در مورد آن نامه تصمیم بگیرد.

درخواست را تائید کند: زمانی که عنوان درخواست، متن درخواست و پیوست‌هایی که باید در نامه قرار داده شود کامل بود؛ درخواست ثبت می‌شود و با توجه به اینکه برای چه کارشناسی ثبت‌شده در کارتابل اتوماسیون کارشناس موردنظر قرار می‌گیرد و ادامه کار در سامانه اتوماسیون اداری ادامه پیدا می‌کند. آن کارشناس می‌تواند تصمیم بگیرد که این درخواست را ارجاع دهد به کارشناس‌های مربوطه و یا برای ارباب‌رجوع جواب تهیه کند و ارباب‌رجوع این امکان را دارد بدون مراجعه حضوری نامه خود را از پنل میز خدمت دریافت کند.

تمام مراحل گردش کار اعم از ثبت نامه، ارجاع نامه و تهیه جواب برای ارباب‌رجوع به‌صورت پیامک به همان شماره تلفن همراهی که توسط آن ارباب‌رجوع به پنل میز خدمت واردشده است اطلاع‌رسانی می‌شود و همچنین امکان نظرسنجی از ارباب‌رجوع به‌صورت الکترونیک در تمام مراحل کار وجود دارد.